「一生懸命に利用者さんを支えているのに、書類の書き方一つで何百万円もの報酬を返さなきゃいけない……」
障がい福祉サービス（放課後等デイサービスや就労支援、グループホームなど）を運営していると、避けて通れないのが行政によるチェック、いわゆる「運営指導」（令和6年4月より「実地指導」から名称変更）です。
こんにちは。大阪市淀川区の行政書士中谷法務事務所、代表の中谷康宏です。私は行政書士であると同時に、元々は介護福祉士として現場で働いていました。
現場の忙しさは誰よりも分かっているつもりです。しかし、行政のルールは厳しく、書類に不備があるだけで「支援をしていなかった」とみなされ、厳しいペナルティ（報酬の返還請求）を受けるケースが後を絶ちません。
今回は、難しい専門用語を使わずに、運営指導で絶対に守るべき「5つの鉄則」を分かりやすく解説します。
この記事で使う言葉
- 運営指導（旧:実地指導）:行政（都道府県・市区町村）が、事業所が適正に運営されているか、法令や基準を守っているかを確認するために行う調査です。令和6年4月に「実地指導」から名称が変更されました。
- 個別支援計画:利用者さん一人ひとりに合わせて、支援の目標や内容を定める計画書です。障がい福祉サービスの報酬(売上)の土台となる、最も重要な書類の一つです。
- モニタリング:個別支援計画に沿った支援ができているかを、定期的に振り返り、記録する作業です。
- 未作成減算:個別支援計画が正しい手順・期限で作成されていない場合に、報酬(事業所の売上)が一定割合カットされる仕組みです。
- ヒヤリハット報告:事故には至らなかったものの「ヒヤリ」「ハッ」とした出来事を記録し、再発防止に活かすための報告書です。
1. 計画書作成には「正しい順番」がある
障がい福祉の報酬（売上）の土台となるのが「個別支援計画」です。実は、内容以上に「作る順番」が厳しくチェックされます。
- 落とし穴： 計画書を新しくしたけれど、その前にやるべき「会議」の記録を忘れていた。
- 鉄則： 必ず「利用者さんの聞き取り（アセスメント）→ スタッフ同士の会議 → 計画書の作成 → 本人のサイン」という順番を守ってください。この順番が崩れて計画書が正しく作成されていない状態だと、その月から「未作成減算」の対象になる恐れがあります。
2. モニタリングは「コピペ」厳禁！
定期的に行う振り返り（モニタリング）で、前回と同じ文章を使い回していませんか？
- 落とし穴： 3ヶ月前も今月も「元気に通所されています。継続します」の一言だけ。
- 鉄則： 行政は「利用者さんの変化」を見ています。「以前より笑顔が増えた」「作業スピードが上がった」など、小さな変化で構いません。「なぜ今の支援を続けるのか」の根拠を、自分の言葉で書き添えることが重要です。
3. 日々の記録と計画を「キーワード」でつなぐ
現場での支援記録（ケース記録）は、計画書に書いた目標とセットで考えます。
- 落とし穴： 計画書には「コミュニケーション力の向上」と書いているのに、日誌には「食事を完食されました」としか書いていない。
- 鉄則： 計画書で使った言葉を、日報の中にも意識して使いましょう。「〇〇の場面で、自分から声をかける練習をした」など、計画に沿った動きをした証拠を残すのがコツです。
4. ヒヤリハット報告は「攻めの対策」
「事故やミスが起きたら怒られる」と思って、隠したり報告を渋ったりしていませんか？
- 落とし穴： ヒヤリハット報告書を書いて終わり。計画書はそのまま。
- 鉄則： ヒヤリハットは、計画を見直すための最高のきっかけです。「転びそうになったから、計画書に歩行サポートの項目を追加した」という流れがあれば、行政からは「リスク管理がしっかりできている事業所」と評価されやすくなります。
5. 同意のサインは「期限」が命
どんなに中身が素晴らしい計画書でも、利用者さんやご家族の「サイン（または印鑑）」の日付が遅れると、計画書自体が「その時点でできていなかった」ものとして扱われてしまいます。
- 落とし穴： 4月1日からの計画なのに、サインをもらったのが4月10日だった。
- 鉄則： サインの日付は、計画が始まる「前日」までにもらうのが理想です。未作成減算は作成できていない月から適用され、最初の1〜2か月は基本報酬の30%減算、3か月目以降は50%減算と段階的に重くなる仕組みです（サービスの種類によって細かな取り扱いが異なる場合がありますので、詳細は指定権者にご確認ください）。
まとめ：正しい書類はスタッフと利用者さんを守る「盾」
運営指導対策は、単なる「お役所仕事」ではありません。正しく書類を整えることは、万が一のトラブルの際に「私たちはこれだけ丁寧に支援をしています」と証明する、最強の盾になります。
「今のやり方で返還請求を受けないか不安」「現場の負担を減らしつつ、運営指導に強い体制を作りたい」
そんなお悩みをお持ちの事業所様・サビ管様は、ぜひ一度ご相談ください。私は介護福祉士としての現場感覚を忘れない行政書士として、専門用語を並べるのではなく、皆様の事業所に寄り添った「分かりやすいサポート」をお約束します。
令和8年1月に事務所を淀川区三津屋中へ移転し、地域密着で対応しております。まずは無料相談から、お気軽にお電話ください。
制度の詳細や減算率は、事業所の所在地・サービスの種類によって異なる場合があります。実際の対応にあたっては、必ず指定権者(都道府県・市区町村)の最新の公式情報をご確認ください。
コメント